Use Cases

Workflows in Aktion.

Konkrete Beispiele aus meiner Praxis. Workflow im Live-Lauf. Mit klarer Antwort, was bei Ihnen passt.

Use Case 01 · Vertrieb & Outreach

Outreach an Wunschkunden — ohne Schreibarbeit.

Sie sehen einen LinkedIn-Post von einem Wunschkunden. Genau die Vorlage für eine persönliche Nachricht — wenn Sie die Zeit zum Schreiben hätten. Hier nimmt der Workflow Ihnen das ab: drei fertige Nachrichten in Sekunden.

So sieht ein typischer Aufhänger aus — ein Post Ihres Wunschkunden:
Beispiel-Situation
Dr. Marcus Vogel · Geschäftsführer Vogel Executive Search vor 12 Stunden · LinkedIn

„Seit drei Jahren beobachte ich, wie KI unser Geschäft verändert. Bisher: viel Hype, wenig Substanz. Aber was wir gerade in einer Pilot-Phase mit unserem Team testen, ist beeindruckend — Kandidatenprofile in Minuten statt Stunden. Wer hat ähnliche Erfahrungen? Wo lohnt sich KI wirklich im Search-Prozess?"

#ExecutiveSearch · #KI · #Recruiting

Erfundene Person, erfundene Firma. So sehen die LinkedIn-Posts aus, die in Ihrem Tagesgeschäft täglich auftauchen — und perfekte Aufhänger für eine personalisierte Antwort sind.

↓ Diesen Post geben Sie zusammen mit Firma & Person in den Workflow

Was Sie im Video sehen

Sie haben einen Wunschkunden im Auge. Der postet auf LinkedIn — gute Vorlage für eine Antwort. Sie geben Firma, Person und den Post in den Workflow. Drei fertige Nachrichten kommen zurück.

Tools im Einsatz

n8n läuft im Hintergrund. Eine KI schreibt die Texte. Verbunden mit Gmail, Notion oder Ihrem CRM. LinkedIn-Nachrichten kopieren Sie selbst rüber — so will es LinkedIn.

Was wir bei Ihnen anpassen

Wir nehmen Ihre Schreibweise auf — Voice-Profil im Prompt. Danach klingen die Texte wie Sie, nicht wie ChatGPT. Welche Signale Sie beobachten. Welche Firmen Sie im Auge haben. Wohin die fertigen Texte gehen — Postfach, CRM, Notion.

So läuft's in Produktion

Sie arbeiten nicht mit n8n. Sie tragen einen neuen Kontakt in Notion ein — oder Google Sheets, oder Ihrem CRM. Der Workflow läuft im Hintergrund. Die fertigen Texte landen wieder dort, wo Sie die Daten reingelegt haben.

Wo dieser Workflow noch passt

  • Executive Search
  • B2B-Vertrieb · Consulting, SaaS, Mittelstand
  • Recruiter & Personalberater
  • Agenturen & Coaches

Überall, wo aus einem öffentlichen Signal eine personalisierte Antwort werden soll. Ein Workflow — verschiedene Branchen, andere Inputs, anderer Prompt.

Infrastruktur: n8n self-hosted in der EU möglich — DSGVO-konform aufsetzbar. Daten bleiben in Ihrer Hand.
Wichtig zu wissen: Das Video zeigt einen fiktiven Beispiel-Kontakt aus der Personalberatung. Ihr Workflow wird auf Ihre echten Wunschkunden, Ihre Schreibweise, Ihre Tools abgestimmt. Das Demo ist generisch. Ihr Setup wird spezifisch.
Wie das für Sie aussieht — Gespräch buchen
Use Case 02 · Executive Search · Kandidatenberichte

Vom Kandidatengespräch zum vertraulichen Bericht — strukturiert in Minuten statt Stunden.

Sie führen ein Erstgespräch mit einem Kandidaten. Notizen vom Call, der CV, ein paar Stichpunkte aus LinkedIn. In meiner Erfahrung: 1,5 bis 2,5 Stunden Bericht-Tippen pro Kandidat — je nach Tiefe. Hier nimmt der Workflow Ihnen das ab: ein strukturierter Kandidatenbericht direkt im Google Doc. Mit Fit-Analyse, Risiken, klarer Empfehlung.

So sieht das Ergebnis aus — ein vertraulicher Bericht, generiert aus Notizen, CV und LinkedIn:
Beispiel-Situation
Vertraulicher Kandidatenbericht Position: CTO · Steinmüller Robotics GmbH · Stand: 06/2026

1 · Profil-Match „Dr. Andreas Hofmann erfüllt 7 von 8 Anforderungen. Tiefe Erfahrung in Robotik-Skalierung (12 Jahre, davon 4 Jahre als VP Engineering). Eine offene Anforderung: belastbare Konzernerfahrung — er kommt aus dem Mittelstand."

2 · Fit-Analyse „Stärken: technische Tiefe, Team-Aufbau, Plattform-Denken. Risiken: Konzern-Politik-Erfahrung begrenzt — braucht Sparringspartner auf C-Level."

3 · Empfehlung „Klare Empfehlung für die nächste Runde. Vorschlag: Sparring-Termin mit COO vor finaler Runde."

Erfundener Kandidat, erfundene Firma. Auszug aus einem typischen Bericht-Format. In der Praxis passen wir Sektionen, Tonalität und Ablagepfad an Ihre Mandate an.

↑ Strukturiert nach Stellenanforderungen — mit klarer Empfehlung am Ende

Was Sie im Video sehen

Sie haben ein Erstgespräch geführt. Notizen vom Call, der CV als Text, ein paar Zeilen aus LinkedIn. Alles geht in den Workflow. In wenigen Minuten liegt der fertige Bericht im Google Doc — strukturiert, lesbar, mit klarer Empfehlung.

Tools im Einsatz

n8n läuft im Hintergrund. Eine KI strukturiert den Bericht nach Ihren Anforderungen. Der fertige Text landet direkt in Google Docs — oder in Notion, Word, Ihrem DMS, wo immer Sie damit weiterarbeiten.

Was wir bei Ihnen anpassen

Welche Inputs Sie geben — Notizen, CV, LinkedIn, Vorgespräche. Welche Sektionen der Bericht hat. Wie er klingt — sachlich, ausführlich, knapp. Wohin er gespeichert wird. Der Workflow strukturiert — er bewertet nicht. Die Empfehlung trifft der Mensch.

So läuft's in Produktion

Sie arbeiten nicht mit n8n. Sie legen einen neuen Kandidaten in Notion an — Notizen rein, CV-Link, LinkedIn-Link. Der Workflow läuft im Hintergrund. Der fertige Bericht liegt anschließend im Mandanten-Ordner Ihres Drive. Sie lesen quer, ergänzen eine Zeile, schicken raus.

Wo dieser Workflow noch passt

  • Anwaltskanzleien · Aktenvermerk nach Mandantengespräch
  • Beratung · Briefing nach Discovery-Call
  • Recruiting · Bewerber-Reports an Kunden
  • Workshop-Nachbereitung · Cluster & Action Items

Überall, wo aus mehreren Inputs — Gespräch, Dokumente, Vorgespräche — ein strukturierter Bericht entstehen muss. Multi-Input rein, sauberes Dokument raus. Die Architektur bleibt gleich, die Inputs und die Bericht-Struktur passen wir an Ihre Branche an.

Infrastruktur: n8n self-hosted in der EU möglich — DSGVO-konform aufsetzbar. Daten bleiben in Ihrer Hand.
Wichtig zu wissen: Das Video zeigt einen fiktiven Beispielfall aus der Personalberatung (Steinmüller Robotics / Dr. Hofmann — frei erfunden). Ihr Workflow wird auf Ihre echten Mandate, Ihre Bericht-Struktur, Ihre Tools abgestimmt. Das Demo ist generisch. Ihr Setup wird spezifisch.
Wie das für Sie aussieht — Gespräch buchen

Use Case 03 — Anfragen-Autopilot

Anfrage rein. Gelesen. Verstanden. Beantwortet. Sie prüfen, klicken senden — fertig.
Demnächst hier zu sehen.

Use Case 04 — Content Repurposing

Ein Text rein — LinkedIn-Post, Newsletter-Snippet und Carousel raus.
Demnächst hier zu sehen.

Compliance & EU AI Act

Was Sie mitbekommen, wenn Sie mit mir arbeiten.

Seit Februar 2025 ist der EU AI Act in Teilen scharf — und ab Dezember 2027 werden HR-/Recruiting-KI als Hochrisiko-Systeme reguliert. Workflows, die ich baue, sind darauf vorbereitet. Was das konkret heißt:

🛡️

Self-hosted in der EU möglich

n8n läuft auf Ihrem Server oder bei einem EU-Hoster. Daten verlassen Ihr Haus nicht. DSGVO-konform aufsetzbar.

👤

Human-in-the-Loop standard

Keine vollautomatischen Versendungen. Jede KI-Antwort wird vor dem nächsten Schritt freigegeben. Sie behalten die Kontrolle.

📋

Logging integriert

Jeder Workflow-Lauf wird protokolliert — Input, Output, Modell, Zeitstempel. Sie können nachweisen, was Ihr System tut.

🧠

KI-Kompetenz nach Art. 4

Seit Februar 2025 sind Sie verpflichtet, ausreichende KI-Kompetenz im Team sicherzustellen. Schulung Ihres Teams ist Teil meiner Beratung.

Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Bei spezifischen Hochrisiko-Anwendungen — etwa automatisierter Kandidatenbewertung — binde ich Sie an einen spezialisierten KI-Rechts-Anwalt an. Für Workflows wie die hier gezeigten greift die Hochrisiko-Klassifizierung typischerweise nicht, weil sie strukturieren statt entscheiden.

30 Minuten. Sie zeigen mir, was nervt. Ich zeige Ihnen, was sich automatisieren lässt.

Kein Sales-Pitch. Kein Vertrag. Nur ein ehrlicher Blick auf Ihre Prozesse — und eine klare Antwort, ob KI-Automatisierung bei Ihnen Sinn macht.

Kostenloses Workflow-Audit buchen → Lieber erst schreiben